Pytania i odpowiedzi nr 5 do przetargu na organizację imprez masowych

Łęczna, dnia 2010-04.06

ZP.3431/2/2010
Pytania Nr 5 i odpowiedzi


wg. rozdzielnika


Dotyczy: zapytania do treści SIWZ, dotyczącej postępowania w trybie przetargu nieograniczonego na usługi organizacji imprez kulturalno-rozrywkowych w ramach projektu Magia miejsc – promocja walorów turystycznych Lubelszczyzny

Przewodniczący Zarządu Powiatu w Łęcznej z siedzibą: Aleja Jana Pawła II 95A, 21-010 Łęczna, przekazuje pytania Nr 5 i odpowiedzi na pytania, jakie wpłynęły do Zamawiającego w dniu 03 kwietnia 2010r. o godz. 22:30 i 22:42 do postępowania w trybie przetargu nieograniczonym na usługi organizacji imprez kulturalno-rozrywkowych w ramach projektu Magia miejsc – promocja walorów turystycznych Lubelszczyzny:

1. Czy istnieje możliwość zmiany zapisu :
1.O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:
1). posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
Wykonawca spełni warunek jeśli posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
2). posiadania wiedzy i doświadczenia
Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że należycie wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej trzy usługi o wartości min. 300 000,00 zł każda obejmujące organizację imprez masowych, których należyte wykonanie potwierdzi dokumentami.
na :
Wykonawca spełni warunek jeśli wykaże, że należycie wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej trzy usługi o wartości min. 300 000,00 zł każda obejmujące organizację imprez masowych albo reklamy, których należyte wykonanie potwierdzi dokumentami.
czy firma musi mieć 3 lata? jesteśmy nową firmą ale zależy nam na każdym zamówieniu:)
dokonaliśmy kampanii reklamowej trwającej 7 miesięcy za kwotę 300 tyś. złoty czy takie doświadczenie wystarczy ?
Ad. 1:
1) Zamawiający nie przewiduje zmiany zapisów siwz w powyższym zakresie.
2) Zgodnie z zapisami Działu IV pkt. 2 siwz Wykonawca w zakresie posiadania wiedzy i doświadczenia spełni warunek jeśli wykaże, że należycie wykonał w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej trzy usługi o wartości min. 300 000,00 zł każda obejmujące organizację imprez masowych, których należyte wykonanie potwierdzi dokumentami.


2. Czy będzie istniała możliwość wymiany reklamy Billboard na reklamę na ekranach diodowych
w Lublinie?
Czy zamiast reklamy bilbord, telewizji lub radia będzie możliwe wysłanie samochodu z lawetą i dźwiękiem na kurs po Lublinie i Łęcznej z promocją imprezy i specjalnie nagraną reklamą dźwiękową?
Czy wymiary reklamy typu bilbord muszą być dokładnie tych wymiarów co są podane w specyfikacji? Czy może mogą być inne np. większe? Jest bardzo mało czasu na rozpoczynanie kampanii reklamowej i szukanie odpowiednich wymiarów może nawet uniemożliwić jej przeprowadzenie.
Ad. 2. :
Zamawiający dopuszcza zamiast reklamy billboard w formie plakatu zamieszczenie reklamy billboard w formie ekranów diodowych, z uwagi na to że mogą one stanowić równoważną formę reklamy plenerowej do podanej w Załączniku nr 1 do siwz. Promocja lawetą z dźwiękiem nie stanowi formy równoważnej do reklamy w telewizji i radiu, w związku z powyższym nie jest dopuszczalna przez Zamawiającego.
Zgodnie z treścią Załącznika nr 1 do siwz Wymiary bilboardu zostały podane orientacyjnie – ok. 5,04 m x 2,38 m ( ok. 12 m2) i nie muszą być identyczne z podanymi.


3. Czy zamiast reklamy bilbord ( naklejane plakaty) w razie braku miejsc, będzie możliwe zastąpienie reklamami bilbordem z plandeki ( jest takich wiele na trasie Lublin-Łęczna)?
Ad. 3. :
Zamawiający dopuszcza zamiast reklamy billboard w formie plakatu zamieszczenie reklamy billboard w formie plandeki z uwagi na to że mogą one stanowić równoważną formę reklamy plenerowej do podanej w Załączniku nr 1 do siwz.

4. Czy będzie problem z wynajęciem terenu na imprezy w miejscach bardzo trudnych do rozstawienia na długi termin. Mowa tu o imprezach typu Piaseczno gdzie scenę, nagłośnienie i całą aparaturę trzeba przenieść po plaży około pól kilometra bo na teren plaży nie ma jak wjechać TIR ani żaden samochód osobowy. Z doświadczenia wiemy ze przez to obsuwa w programie jest nie unikniona, jeśli scena nie zacznie być montowana w piątek rano gdy nie ma dużego ruchu i turystów oraz demontowana w poniedziałek rano.
Ad. 4. :
Zgodnie z Załącznikiem nr 1 do sizw gotowość sceny wraz z nagłośnieniem i oświetleniem musi być zapewniona przez Wykonawcę na min 3 godz. przed rozpoczęciem imprezy w związku z tym to po stronie Wykonawcy leży takie rozplanowanie prac by w/w warunek został spełniony. Zamawiający ze swej strony zobowiązuje się udostępnić Wykonawcy teren imprezy w terminie umożliwiającym prawidłowe wykonanie usługi.

5. Jeszcze jedno pytanie po rozmowie z dwiema firmami ochroniarskimi z którymi współpracuje i które znają te imprezy ( my również). Czy Ilość ochrony na imprezach jest za mała, często co do ilości gości ze specyfikacji. Przykładem może być tu impreza Jarmark Łęczyński, gdzie przewidywana ilość os. jednorazowo podana jest 2500 po podzieleniu ochrony 270 h : 2 dni = 135 godzin na dzien. Biorąc pod uwagę godziny ze specyfikacji a nie z harmonogramu imprezy który jest mi częściowo znany i też jest nie spójny z swiz wynika że w ciągu jednego dnia obchodów pracować ma ochrona zaledwie 7 godz. wiec wyliczenie jest następujące: 135 godz. ochrony : 7 h imprezy = 19 0chroniaży na imprezie. Czy w momencie zwiększenia programu imprezy i co z tym idzie godzin będzie domówiona ochrona?? (pamiętajmy o wydarzeniach z koncertu hip hopowa ...)
Ad. 5. :
Zgodnie z Załącznikiem nr 1 do siwz podana ilość godzin ma charakter orientacyjny „ ok. X roboczo – godzin” , prawidłowe wyliczenie kosztów usługi leży po stronie Wykonawcy na podstawie danych dot. przewidywanej liczby uczestników imprezy oraz ewentualnej analizy programu imprez z lat poprzednich. Przy dokonywaniu powyższej kalkulacji należy wziąć również pod uwagę fakt, iż podczas całej imprezy nie jest wymagana taka sama ilość pracowników ochrony - największe zapotrzebowanie pod tym względem będzie z pewnością w godzinach wieczornych kiedy zwykle występuje największa frekwencja publiczności lub podczas koncertu gwiazdy.


6. Czy reklama w telewizji regionalnej została skalkulowana na podstawie oferty ze strony internetowej? Jeśli tak to cena spotu reklamowego w emisji przed panoramą wynosi ponad 1200 zł przy 24 emisjach i 6 imprezach jest to 1/4 budżetu z programu
Czy może będzie możliwe zmniejszenie ilości spotów? Znając zarząd TVP po pierwszej emisji gdzie pojawi się logo EFRR, cena emisji będzie z tabeli reklam nie uwzględniających rabaty i promocje.
Ad. 6. :

Cena usługi została skalkulowana na podstawie ogólnie dostępnych cen. Pod uwagę wzięto emisję ogłoszenia planszowego. Zamawiający nie przewiduje zmniejszenia ilości planowanych emisji.

Otrzymują:
1. wykonawcy uczestniczący w postępowaniu za pomocą strony internetowej Zamawiającego,
2. a/a