Zapytanie ofertowe na przedstawienie ceny sprzedaży oleju napędowego dla Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej.

Zapytanie ofertowe na przedstawienie ceny
Sprzedaży oleju napędowego dla
Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej.

PZAZ.XI.272.1.8.2018 Łęczna, dn.10.12.2018r.

Zapytanie ofertowe :
,, Przedstawienie ceny sprzedaży oleju napędowego dla Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej”.

I. Zamawiający:
Powiat Łęczyński-Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej
ul. Krasnystawska 52,
21-010 Łęcznatel/fax: (081) 752-29-20
e-mail: pzazleczna@wp.pl
http://powiatleczynski.pl lub http://zaz.leczna.pl

II. Tryb:
Postępowanie o udzielenie zamówienia jest prowadzone na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy – Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. ( tekst jednolity Dz. U. z 2018 r., poz.1986,dalej ustawą Pzp), w związku z z art. 44 ust.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2016r. poz.1870 ze zm.) oraz na podstawie Zarządzenia 3/2014 Dyrektora Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej z dnia 16 kwietnia 2014r. w sprawie zasad i trybu postępowania przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, udostępnionym na stronie internetowej: www.powiatleczynski.pl i www.zaz.leczna.pl

Do niniejszego postępowania nie mają zastosowania przepisy i procedury określone ustawą Pzp, przepisy tej ustawy stosuje się odpowiednio, o ile Zapytanie ofertowe zawiera odesłanie do tych uregulowań, jak również w celu ustalenia definicji pojęć występujących w Zapytaniu ofertowym i załącznikach.

III. Opis przedmiotu zamówienia:
1. Zakup oleju napędowego CPV: 09134100-8 – olej napędowy - dla Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej:
a) dojazd pojazdów będących własnością PZAZ do zatankowania do stacji paliwowej w promieniu 10 km od siedziby Zakładu.
b) przewidywana szacunkowa ilość zakupu oleju napędowego w okresie 01.01.2019 - 31.12.2019r. będzie wynosić 8 000 litrów. Szacunkowa wielkość zakupu oleju napędowego może zostać w trakcie realizacji przedmiotowego zamówienia zmieniona w wysokości do 20%. Podana szacunkowa ilość zakupu paliwa nie stanowi wiec ostatecznego rozmiaru zamówienia, w wyniku czego nie może stanowić podstaw do zgłaszania jakichkolwiek roszczeń względem Zamawiającego z tytułu niezrealizowanych zakupów albo podstawy do odmowy realizacji zamówienia.
c) wykonawca wystawi fakturę za okres 30 dniowy na podstawie dokumentów WZ potwierdzonych przez Zamawiającego. Zapłata za fakturę nastąpi w terminie 30 - dniowym od daty otrzymania faktury na rachunek bankowy wskazany przez Wykonawcę.
d) zamawiający wyraża zgodę, aby Wykonawca wystawił faktury VAT bez podpisu Zamawiającego na fakturze.

IV. Termin wykonania zamówienia:
Wymagany termin realizacji zamówienia:
od 01.01.2019r. do 31.12.2019r.

V. Warunki udziału w postępowaniu oraz wykaz oświadczeń lub dokumentów, które muszą dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu.

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące: a) Posiadania uprawnień do występowania w obrocie prawnym zgodnie z wymaganiami ustawowymi; Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca przedłoży aktualną koncesję na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi, zgodnie z ustawą z dnia 10 kwietnia 1997r. Prawo energetyczne (Dz.U. z 2017 r. poz.220
z późn. zm).

b) Posiadania niezbędnej wiedzy i doświadczenia oraz dysponowania potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia; W celu potwierdzenia spełnienia warunku wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie zawarte w treści formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania
c) Sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia; W celu potwierdzenia spełnienia warunku wykonawca składa wraz z ofertą oświadczenie zawarte w treści formularza ofertowego stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania

VI. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Wykonawcami:
a) Zamawiający dopuszcza porozumiewanie się: mailowo lub w formie pisemnej. Dokumenty będą przekazywane drogą elektroniczną lub pocztową.
b) Małgorzata Paprota – Dyrektor PZAZ, tel.: /81/ 752 29 20, fax: /081/ 752 29 20, e-mail: pzazleczna@wp.pl

VII. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które muszą dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
Wykonawca załącza dokumenty i oświadczenia wskazane w pkt V Zapytania ofertowego.


VIII. Opis sposobu przygotowania ofert:
1. Wykonawca powinien przygotować ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę
3. Do oferty Wykonawca załącza:
a) dokumenty i oświadczenia wskazane w pkt V Zapytania ofertowego,
b) aktualny odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeśli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej.
c) kopia aktualnej koncesji na prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie obrotu paliwami ciekłymi, zgodnie z ustawą z dnia 10 kwietnia 1997r. Prawo energetyczne (Dz. U. z 2017 r. poz. 220 z póżn. zm);
4. Oferta oraz wszystkie załączniki muszą być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione albo upoważnione do występowania w imieniu Wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątką imienną.
5. Wzory dokumentów dołączone do niniejszego Zapytania powinny zostać wypełnione przez Wykonawcę i dołączone do oferty.
6. Cena ofertowa nie podlega zmianie po złożeniu oferty.

IX. Miejsce oraz termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć:
a) osobiście w siedzibie Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej,
ul. Krasnystawska 52, 21-010 Łęczna lub
b) pocztą na adres: Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej w Łęcznej, ul. Krasnystawska 52,21-010 Łęczna lub
c) w formie elektronicznej (skan oferty i dokumentów przesłany na adres: pzazleczna@wp.pl),
2. Termin składania ofert upływa w dniu 17.12.2018r. o godzinie 10.00
Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego.
Oferty złożone po terminie nie będą uwzględniane.
3. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
4. W toku dokonywania badania i oceny ofert, Zamawiający może żądać udzielenia przez Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.

X. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert:

Cena ofertowa brutto – waga 100%
Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca wszystkie wymagane załączniki złożona przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu oraz zawierająca najniższą cenę ofertową brutto (oferta otrzyma maksymalną ilość – 100 pkt.) Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie niższą ilość punktów ustaloną zgodnie ze wzorem.

Ocena ofert:
S = ( Cmin / Cof..) x 100
S – ilość punktów przyznanych danej ofercie
Cmin – najniższa cena spośród wszystkich złożonych ofert,
Cof. – zaoferowana cena badanej oferty
CENA = 100 punktów

XI. Termin związania ofertą:
Wykonawca składający ofertę pozostaje związany z ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.

XII. Wynik postepowania:

1. O wyborze najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania Zamawiający powiadomi Wykonawców.
2. Zamawiającemu przysługuje prawo zamknięcia niniejszego postępowania bez wybierania którejkolwiek z ofert.

XIII. Wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli Zamawiający żąda wniesienia zabezpieczenia: Nie dotyczy


XIV. Istotne dla Stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy, w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający wymaga od Wykonawcy aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach:

1.Warunki gwarancji:
1) Wykonawca gwarantuje jakość paliw zgodną z obowiązującymi normami i przepisami, określonymi w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki z dn. 09.10.2015r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. 2015r. poz.1680). Parametry paliw nie ujęte w rozporządzeniu muszą być zgodne z PN-EN 228 + A1 i PN-EN 590 + A1
2.) Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia dokumentów i świadectw jakościowych paliw na każde życzenie Zamawiającego.
3.) Wykonawca pokryje wszelkie szkody powstałe z powodu złej jakości oferowanych paliw (niezgodności z normami).
2. Zamawiający ma prawo po uzgodnieniu z Wykonawcą zmienić ilości dostaw a Wykonawca zwiększy lub zmniejszy ilość zamówienia. W przypadku niewykorzystania ilości paliw wskazanych w formularzu ofertowym, będącym integralną częścią umowy, Zamawiający będzie miał prawo do rezygnacji z dalszych dostaw, bez jakichkolwiek konsekwencji finansowych i odszkodowań na rzecz Wykonawcy.
3. Wprowadzone przez Zamawiającego zmiany nie powodują unieważnienia umowy.
4. Numery rejestracyjne pojazdów, do których będzie tankowane paliwo:
1) LLE 1H11
2) LLE 09800
3) LLE 15001
4) autobus LLE 24333
będące w posiadaniu PZAZ w Łęcznej
5. Zamawiający może naliczyć Wykonawcy karę umowną
1) za brak możliwości zatankowania paliwa na wymienionej z załączniku nr 1 stacji – z wyjątkiem awarii systemu obsługi stacji w wysokości 0,1 % wartości brutto przedmiotu umowy.
2) z tytułu odstąpienia od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy – w wysokości 10 % wartości brutto przedmiotu umowy.
6. Wykonawca wyraża zgodę, aby kary umowne były potrącone z wynagrodzenia Wykonawcy.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przewyższającego wartość kar umownych.


XV. Obowiązki informacyjne RODO:

I. Obowiązek informacyjny w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:
1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej ul. Krasnystawska 52, 21-010 Łęczna;
2. z inspektorem ochrony danych osobowych, można kontaktować się pod adresem e-mail*: pzazleczna@wp.pl;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu związanym z postępowaniem
o udzielenie zamówienia publicznego, na ,,Przedstawienie ceny sprzedaży oleju napędowego dla Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej” Znak sprawy: PZAZ.XI.272.1.8.2018 na podstawie:
1) art. 6 ust. 1 lit. c RODO. tj.: przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze w zakresie:
a) ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie w tym w szczególności rozporządzenia Ministra Rozwoju z dnia 26 lipca 2016 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia,
b) wskazanym w art. 5 ust. 1 w zw. z art. 6 ust. 1 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r . o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach,
4. Pani/Pana dane będą przetwarzane wyłączenie w celu przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego i archiwalnym, i nie będą udostępniane odbiorcom danych za wyjątkiem podmiotów, które są upoważnione na podstawie przepisów prawa;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane (okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy) oraz będą przetwarzane przez okres archiwalny zgodnie
z wymaganiami prawnymi określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów
z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
6. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
7. posiada Pani/Pan:
1) na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
2) na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych**;
3) na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***;
4) prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
8. nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.
** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

II. Obowiązek informacyjny związany z realizacją umowy
Zamawiający zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) informuję, że:
1. Administratorem danych osobowych jest: Powiatowy Zakład Aktywności Zawodowej w Łęcznej.
2. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
1) art 6 ust. 1 lit b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO) tj. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
2) art. 6 ust. 1 lit c RODO tj. przetwarzanie niezbędne jest do wypełnienia obowiązku prawego ciążącego na administratorze w szczególności w zakresie:
a) ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości,
b) art. 42 ust. 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
c) art. 5 ust. 1 w zw. z art. 6 ust. 1 i 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r . o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
3. Dane będą przetwarzane wyłączenie w celu:
1) niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy,
2) jej rozliczenia w tym przechowywania faktur i dokumentów księgowych,
3) dochodzenia roszczeń,
4) archiwalnym
i nie będą udostępniane odbiorcom danych za wyjątkiem podmiotów, które są upoważnione na podstawie przepisów prawa.
4. Dane będą przetwarzane przez okres archiwalny zgodnie z wymaganiami prawnymi określonymi w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
5. Podmiotom, których dane są przetwarzane przysługują następujące prawa:
a) dostępu do swoich danych osobowych, żądania ich sprostowania, usunięcia danych po okresie retencji danych, ograniczenia przetwarzania.
b) wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
6. Podanie danych osobowych, w zakresie niezbędnym do realizacji umowy i jej rozliczenia jest warunkiem jej zawarcia. Niepodanie danych osobowych skutkuje nie zawarciem umowy.

XVI: Lista załączników.

1. Załącznik Nr 1 – Formularz Ofertowy
2. Załącznik Nr 2 – Wzór umowy


Dyrektor Powiatowego Zakładu Aktywności Zawodowej w Łęcznej
Małgorzata Paprota