Zapytanie ofertowe na na pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu (2 stanowiska, w każdym Zespole Szkół odrębne) w ramach projektu pn.: „Modernizacja Infrastruktury Szkół Zawodowych w Powiecie Łęczyńskim”

IPR. 272.1.5.2018 Łęczna, 15.01.2018 r.

Zapytanie ofertowe

Na podstawie Uchwały Nr 568/2016 Zarządu Powiatu w Łęcznej z dnia 7 października 2016 roku w oparciu o art. 4 pkt 8 Prawa zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004r. (tj. Dz. U. z 2017r. poz. 1579) w związku z art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tj.
z 2016 r. Dz. U. poz. 1870 z późn. zm.) oraz uwzględniając zasady konkurencyjności określone w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, Powiat Łęczyński zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty na pełnienie funkcji asystenta koordynatora projektu (2 stanowiska, w każdym Zespole Szkół odrębne) w ramach projektu pn.: „Modernizacja Infrastruktury Szkół Zawodowych w Powiecie Łęczyńskim” finansowanego ze środków RPO WL na lata 2014-2020 w okresie od 01.02.2018r. do 31.08.2019r.


I. Zamawiający:

Nazwa: Powiat Łęczyński
NIP: 505-001-77-32
Regon:431019425
Adres: ul. Aleja Jana Pawła II 95 A, 21-010 Łęczna
Adres strony internetowej: www.powiatleczynski.pl
E-mail: zamowienia@powiatleczynski.pl
Numer telefonu: 81 53 15 200
Numer faksu: 81 752 64 64
Czas urzędowania: Poniedziałek – Piątek 7:00-15:00, Wtorek 8:00-16:00

II. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest pełnienie funkcji asystenta koordynatora, w ramach projektu Modernizacja Infrastruktury Szkół Zawodowych w Powiecie Łęczyńskim, nr projektu RPLU.13.06.00-06-0020/16, realizowanego przez Powiat Łęczyński, współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Lubelskiego Oś priorytetowa XIII „Infrastruktura społeczna” Działanie 13.6 „Infrastruktura kształcenia zawodowego i ustawicznego”.
Głównym celem projektu jest dostosowanie infrastruktury szkół zawodowych, wchodzących w skład Zespołu Szkół Rolniczych w Kijanach i w skład Zespołu Szkół Górniczych w Łęcznej poprzez modernizacje 8 obiektów istniejącej infrastruktury, polegającej na dostosowaniu budynków i budowli do pełnienia roli hal warsztatów szkolnych i pracowni nauczania praktycznego, wyposażenie warsztatów i pracowni zawodowych w niezbędne maszyny, urządzenia i wyposażenie dydaktyczne, wyposażenie pracowni komputerowej w tym oprogramowanie dostosowane do zawodów, w których są kształceni uczniowie wspieranych szkół.
Zakres wykonywanych zadań:
Nadzór nad realizacją zadań projektowych w danej szkole objętej projektem, do której przydzielony zostanie asystent koordynator, z następującym zakresem obowiązków:
• współodpowiedzialność (wraz z koordynatorem projektu) za realizację wszystkich zadań w danym zespole szkół;
• odpowiedzialność za nadzór nad przebiegiem robót i ich zgodność z harmonogramem, ze strony inwestorskiej, bezpośredni kontakt z inspektorem nadzoru inwestorskiego, w zakresie działań remontowo – budowlanych realizowanych w zespole szkół,
• bezpośredni kontakt z wykonawcą robót remontowych i modernizacyjnych,
• pośrednictwo pomiędzy personelem administracyjnym szkoły a Wykonawcą robót modernizacyjnych w zakresie udostępnienia niezbędnego zaplecza i wskazania terenów robót,
• udział w komisjach odbioru robót częściowych i końcowych,
• udział w spotkaniach i naradach koordynacyjnych podczas przebiegu remontu i modernizacji,
• odpowiedzialność za przygotowanie specyfikacji technicznej zakupowanego sprzętu i wyposażenia, niezbędnej do ogłoszenia zamówienia publicznego na zakup sprzętu i wyposażenia do pracowni praktycznej nauki zawodu,
• udział w odbiorach i instalacji sprzętu zakupionego w ramach projektu do danego zespołu szkół, nadzór nad montażem wyposażenia dydaktycznego szkoły,
• odpowiedzialność za wykazanie pracowników zespołu szkół, którzy odbędą szkolenia stanowiskowe z zakresu obsługi sprzętu i wyposażenia, zakupionego do danego zespołu szkół, umożliwiające następnie jego właściwą eksploatację,
• zachowanie w bezwzględnej tajemnicy wszelkich informacji i danych uzyskanych podczas realizacji projektu, a w szczególności mogących stanowić tajemnicę służbową i handlową;
• przedstawianie informacji o przebiegu realizacji projektu niezbędnych do przygotowania sprawozdania okresowego, udział w spotkaniach zespołu zarządzającego, niezwłoczne informowanie o pojawiających się problemach istotnych dla realizacji usługi,
• promowanie projektu i upowszechnianie osiągniętych rezultatów zgodnie z dokumentacją programową, umową o dofinansowanie oraz wnioskiem projektowym, w okresie realizacji projektu,
• realizowanie projektu zgodnie z Wytycznymi programowymi, ustawą PZP, obowiązującymi przepisami prawa oświatowego i zawartą umową z Instytucją Zarządzającą (IZ);
• oznaczanie dokumentów, zakupionego wyposażenia zgodnie z wytycznymi obowiązującymi w latach 2014-2020,
• elastyczne reagowanie oraz podejmowanie działań zaradczych we współpracy z Koordynatorem projektu w przypadku wystąpienia trudności związanych z realizacją wsparcia;
• ścisła współpraca z koordynatorem projektu i specjalistą ds. zamówień publicznych i logistycznych,
• nadzór i współpraca z koordynatorem przy archiwizowaniu dokumentacji z realizacji projektu zgodnie z Wytycznymi dla IZ;
• obecność podczas kontroli projektu na miejscu w Zespole Szkól oraz w siedzibie Powiatu, w zakresie, w jakim kontrola dotyczy danego zespołu szkół, również po zakończeniu jego realizacji – do dnia zatwierdzenia wniosku o płatność końcową projektu;
• nadzór nad dostosowaniem strony internetowej szkoły, wytworzonych materiałów do wytycznych WCAG2.0 w zakresie zamieszczanych informacji dotyczących realizowanego projektu,

Kod CPV: 79421000 – 1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych

Termin świadczenia zadań w ramach projektu: od 1 lutego 2018 roku do 31 sierpnia 2019 r.

Na każde ze stanowisk zostanie zaangażowana inna osoba – jedna osoba nie może jednocześnie pełnić funkcji asystenta koordynatora w każdej ze szkół. Miesięczny wymiar czasu pracy wynosi na jednym stanowisku 25 godz. zegarowych, co zostanie potwierdzone miesięczną Kartą czasu pracy.
Wynagrodzenie będzie płatne w terminie 14 dni po zakończeniu każdego miesiąca, na podstawie Karty czasu pracy i rachunku wystawionego przez asystenta koordynatora, pod warunkiem dostępności środków finansowych na koncie projektu na ten cel. Wynagrodzenie będzie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
Miejsce realizacji zamówienia:
Realizacja zadań zaplanowanych w projekcie odbywać się będzie, odrębnie dla każdego stanowiska w:
1. Zespole Szkół Rolniczych w Kijanach, Kijany 4, 21-077 Spiczyn.
2. Zespole Szkół Górniczych w Łęcznej, ul. Bogdanowicza 9, 21-010 Łęczna,
Zamawiający w zakresie realizacji projektu udostępni pomieszczenia z dostępem do Internetu i meble oraz podstawowe materiały biurowe celem prawidłowej realizacji projektu. Szacowany średni czas pracy w miesiącu: 25 godz.
Oferent zapewni o swojej dyspozycyjności osobistej, w miejscu realizacji usługi, w wymiarze min. 2 razy w tygodniu między godzinami 8.00-15.00, w dni robocze.
Po realizacji świadczonych usług w danym miesiącu przedłożona zostanie przez Oferenta miesięczna ewidencja czasu pracy stanowiąca podstawę do rozliczenia z Zamawiającym.
Skrócony opis przedmiotu zamówienia:
Zatrudnienie dwóch osób na stanowisku: asystent koordynatora na potrzeby realizacji projektu „Modernizacja Infrastruktury Szkół Zawodowych w Powiecie Łęczyńskim”.

Cel zamówienia:
Celem zamówienia jest zatrudnienie dwóch asystentów koordynatora projektu odpowiedzialnych za nadzorowanie prawidłowości realizacji prac modernizacyjnych oraz dokonywania zakupów sprzętu i wyposażenia do pracowni praktycznej nauki zawodu zgodnie z potrzebami poszczególnych zespołów szkół objętych projektem.

III. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny ich spełniania:
O udzielenie niniejszego zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
1. nie podlegają wykluczeniu;
2. spełniają warunki udziału w postępowaniu w zakresie:
1) kompetencji lub uprawnień do prowadzenia określonej działalności zawodowej o ile wynika to z odrębnych przepisów:
Zamawiający w odniesieniu do tego warunku nie określa minimalnego poziomu zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia,
2) wiedzy i doświadczenia:
Osoba ubiegająca się o zamówienie musi spełniać łącznie, niezależnie od innych warunków określonych w niniejszym zapytaniu, następujące warunki:
a) minimum 5 letnie doświadczenie w pracy w placówkach szkolenia zawodowego,
b) doświadczenie w administrowaniu obiektami szkolnymi, w tym nadzorowaniu remontów obiektów użyteczności publicznej, zakupu sprzętu i wyposażenia pracowni specjalistycznych, zawodowych,
c) w odniesieniu do poszczególnych rodzajów szkół, w których ma być pełnione stanowisko, znajomość branży: 1) górniczej, elektrycznej, oraz sprzętu i wyposażenia dotyczącego kształcenia w zawodach górniczych, elektrycznych, 2) rolniczej, mechanicznej, elektrycznej, gastronomicznej oraz sprzętu i wyposażenia niezbędnego do kształcenia zawodowego w zawodach rolniczych, mechanicznych,
d) wykształcenie wyższe magisterskie,
e) posiadanie doświadczenia w realizacji zadań finansowanych ze środków zewnętrznych w tym. Unii Europejskiej, środków z dotacji ministerialnych,
f) posiadanie znajomości zasady równych szans kobiet i mężczyzn, znajomość ochrony danych osobowych
3) potencjału technicznego
Zamawiający w odniesieniu do tego warunku nie określa minimalnego poziomu zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia,
4) Sytuacja ekonomiczna i finansowa
Zamawiający w odniesieniu do tego warunku nie określa minimalnego poziomu zdolności Wykonawcy do należytego wykonania zamówienia,
III. Podstawy wykluczenia Wykonawcy z postępowania
1. Zamawiający wykluczy Wykonawcę, który nie wykazał spełniania warunków udziału w postepowaniu. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

III. Wymagane dokumenty i oświadczenia jakie powinni dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu
Na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postepowaniu Wykonawca do oferty załączy:
1. oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postepowaniu – zał. Nr 2 do zapytania ofertowego
2. kopie zaświadczeń, certyfikatów odbytych szkoleń, referencje,
3. CV

IV. Kryterium oceny ofert, waga i sposób przyznania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny ofert :
Kryterium oceny ofert: cena – 100%.
Kryterium – cena, podlegać będzie ocenie wg wzoru:

cena oferowana minimalna brutto
X = x 100 pkt x Wk
cena badanej oferty brutto

Wk - waga kryterium

V. Warunki zmiany umowy:
Zmiany umowy zostały określone we wzorze umowy stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego zapytania.

VI. Inne formalności, które należy dopełnić celem złożenia oferty:
Oferent powinien sporządzić ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania ofertowego, podając cenę brutto za 1 godzinę usługi oraz łączną cenę usługi za 1 miesiąc, tj. 25 godz. pracy. Cena wyrażona jest w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena podana w ofercie powinna uwzględniać wszystkie koszty związane
z wykonaniem przedmiotu zamówienia oraz warunkami stawianymi przez Zamawiającego.
Oferta musi zawierać:
– pełną nazwę oferenta;
– adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu oraz nr NIP/PESEL, REGON;
– dane osoby do kontaktów;
– cenę zamówienia.
Do oferty należy dołączyć:
1) Dokumenty wskazane w pkt III niniejszego zapytania,
2) wypełniony formularz ofertowy,
Wszystkie kopie dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez Oferenta.
Jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę, pod rygorem odrzucenia wszystkich ofert danego oferenta.
Oferent może zwrócić się do Zamawiającego, przed terminem składania ofert, w formie elektronicznej o wyjaśnienie treści zapytania ofertowego. Ze strony Zamawiającego uprawnionym do udzielania wyjaśnień jest Pani Agnieszka Jóźwiak, adres e-mail: zamowienia@powiatleczynski.pl, tel. 81 53 15 204. Informacja zostanie udzielona w terminie 48 h, chyba, że pytanie Oferenta nie ma w ocenie Zamawiającego wpływu na treść oferty.

Termin związania ofertą: 15 dni od dnia składania ofert.

VII. Termin i miejsce złożenia ofert:
Ofertę w formie pisemnej pod rygorem nieważności należy złożyć na adres: Starostwo Powiatowe w Łęcznej, ul. Al. Jana Pawła II 95 a, 21-010 Łęczna, kancelaria podawcza, do dnia 23.01.2018r. do godz. 15:00

VIII. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postepowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny.


Wykaz załączników:
1. Formularz ofertowy
2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu
3. Wzór umowy