Pytania i odpowiedzi do zapytania ofertowego na świadczenie kompleksowej usługi przewozowej i organizacyjnej rekreacji dla grupy ok. 35 pracowników Starostwa Powiatowego w Łęcznej.....

Łęczna, dnia 13 stycznia 2017r.

Pytania i odpowiedzi do zapytania ofertowego

W odpowiedzi na pytania dotyczące zapytania ofertowego na świadczenie kompleksowej usługi przewozowej i organizacyjnej rekreacji dla grupy ok. 35 pracowników Starostwa Powiatowego w Łęcznej, polegających na organizacji 4 – dniowej wycieczki autokarowej, narciarsko- wellnes ( wyjazd zimowy i SPA) w Polsce. IPR.272.1.1.2017
Zamawiający podnosi co następuje:
1. Czy w cenie mają być zawarte karnety narciarskie czy każdy uczestnik wykupuje je sam we własnym zakresie?
Ad.1. pkt 5 Zapytania ofertowego oferta powinna zawierać Formularz ofertowy zał. nr. 1 określający cenę brutto zamówienia przypadającą na jednego uczestnika wycieczki-bez ceny karnetów na narty.
2. Czy na wieczorku integracyjnym wykonawca powinien zapewnić uczestnikom posiłek? Jeśli tak, to proszę o wskazanie przykładowego zestawu potraw.
Ponadto; czy należy zapewnić muzykę: a/ mechaniczną, b/ zespół muzyczny, np. 2 lub 3- osobowy?
Ad 2. Wieczorek integracyjny może zawierać muzykę mechaniczną, tak by koszty przygotowania w/w wieczorku nie były zbyt wysokie.
Ponadto należy zapewnić poczęstunek 1 danie gorące w formie zupy i zimne przekąski w postaci np. deska serów, wędliny, tymbaliki, pikle, chleb ze smalcem. Wieczorek miło byłoby aby przewidziany był od godz. 19.00 do ok. godz. 1.00.
3. Czy hotel *** jest wymogiem stałym? W związku z tym czy dopuszcza się obiekty innej kategorii, ale o ogólnie przyjętym bardzo dobrym standardzie?
Ad.3. Hotel *** jest wymogiem stałym.
4. Czy przewidywany przedział uczestników to 30 – 35 osób ?
Ad.4. Tak przewidywany przedział uczestników to 30-35 osób lub nawet 37. Dokładna liczba zostanie podana 7 dni przed terminem wycieczki. Na pewno nie będzie przekraczać 37 osób.
5. Czy możecie Państwo określić realną kwotę, którą chcecie przeznaczyć w przeliczeniu na osobę / grupę?
Ad.5. Niestety nie możemy określić na tym etapie postępowania kwoty, którą chcemy przeznaczyć w przeliczeniu na osobę/ grupę. Do 20.01.2017r. ocenimy wszystkie oferty i wybierzemy ofertę najbardziej korzystną zarówno cenowo jak i atrakcyjność oferty oraz warunki zakwaterowania.
6. W związku z powyższym zwracam się z zapytaniem czy akceptujecie Państwo opcję, abym przygotował dla Państwa ofertę w formie mini-katalogu z kilkoma alternatywnymi propozycjami wycieczek?
Ad.6 Tak oczywiście akceptujemy ofertę w formie mini- katalogu z kilkoma alternatywami, jednakże proszę pamiętać przedstawieniu kompletu dokumentów niezbędnych do uznania oferty za spełniająca wymagania formalne określone w zapytaniu ofertowym.
Pozdrawiam

Odpowiedzi do pytań zamieszczonych jako załącznik (scan)
1. Punkt 1e precyzuje minimalny standard hotelu, wskazane w pkt. 1 d wymagania odpowiadają wymaganiom określonym w OBWIESZCZENIU MINISTRA GOSPODARKI z dnia 24 stycznia 2006 r. w sprawie ogłoszenia jednolitego tekstu rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich
i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie (Dz.U. 2006 nr 22 poz. 169)
Biorąc pod uwagę pkt. 1e i 1 f zapytania ofertowego, treść zapytania ofertowego
i specyfikę wyjazdów narciarskich , odległość od stoku winna być mierzona drogą dojazdową.
2. Zamawiający również nie jest świadomy umiejętności narciarskich uczestników, dlatego też wnioskuje w pkt 1g o wybór ośrodka narciarskiego obejmującego możliwość jazdy na trasach o zróżnicowanym stopniu trudności, co implikuje zróżnicowaną infrastrukturę narciarską.
3. W przypadku, gdy obiekt zakwaterowania dysponuje strefą wellness – wstęp będzie miał charakter nieograniczony, natomiast w przypadku braku strefy, Zamawiający wnioskuje o 1 razowy wstęp minimum 3 godzinny, z dowozem do basenów termalnych.
4. Zamawiający nie określa kierunku wycieczki, jednakże z uwagi na fakt, iż przedmiotem zapytania jest wyjazd o charakterze narciarskim, preferowane są ośrodki narciarskie usytuowane na południu polski.
5. Kryterium oceny ofert zostało określone w sposób czytelny i prawidłowy. Atrakcyjność Zamawiający określa jako, odległość od infrastruktury narciarskiej, wypoczynkowy charakter miejscowości, możliwość zwiedzania obiektów o walorach historycznych, turystycznych czy przyrodniczych a także obecność infrastruktury gastronomiczno-handlowej (puby, restauracje, sklepy) w miejscowości zakwaterowania:
a) Punkty przyznawane w kryterium „atrakcyjność oferty”:
- położenie obiektu zakwaterowania od stacji narciarskich
• do 2 km – 10 pkt.
• do 5 km i więcej– 5 pkt.
- atrakcyjność turystyczno- przyrodnicza:
• atrakcje turystyczno-przyrodnicze i infrastruktura gastronomiczno-handlowa
miejscowości zakwaterowania lub w odległości do 2 km- 10 pkt.
• atrakcje turystyczno-przyrodnicze i infrastruktura gastronomiczno-handlowa
w miejscowości zakwaterowania lub w odległości powyżej 2 km- 5 pkt.
b) Punkty przyznawane w kryterium „warunki zakwaterowania”:
• obiekt zakwaterowania posiadający strefę wellnes (baseny i sauny wewnętrze), sala zabaw dla dzieci( piłkarzyki, bilard, air hockey), wi-fi, restauracja w hotelu – 10 pkt.
• obiekt zakwaterowania nie posiadający strefy wellnes (baseny i sauny wewnętrze) a posiadający salę zabaw dla dzieci( piłkarzyki, bilard, air hockey), wifi i restaurację w hotelu – 5 pkt.
• obiekt zakwaterowania posiadający wi-fi – 2 pkt.