Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie kampanii promocyjnej Pojezierza Łęczyńsko-Włodawskiego w Internecie w ramach realizacji projektu "Rozwój unikalnych atrybutów marki Kameralne Pojezierze w oparciu o dziedzictwo UNESCO

Znak sprawy: ESR.272.1.81.2015


ZAPYTANIE OFERTOWE

Na podstawie Zarządzenia Nr 21/2015 Starosty Łęczyńskiego z dnia 12 marca 2015 r., w oparciu o art. 4 pkt.8 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013r. poz. 907 z późn. zm.) zwracam się z zapytaniem ofertowym o przedstawienie oferty na przeprowadzenie kampanii promocyjnej Pojezierza Łęczyńsko – Włodawskiego w Internecie w ramach projektu „Rozwój unikalnych atrybutów marki „Kameralne Pojezierze” w oparciu o dziedzictwo UNESCO

1. Zamawiający:
Powiat Łęczyński
al. Jana Pawła II 95A, 21 – 010 Łęczna
REGON: 431019425, NIP 505 001 77 32
telefon: /081/ 752 64 01, faks: /081/752 64 64
e- mail: powiat@powiatleczynski.pl


2. Opis przedmiotu zamówienia
Celem kampanii jest promocja Pojezierza Łęczyńsko-Włodawskiego poprzez emisję spotu reklamowego umieszczonego w ogólnopolskich mediach internetowych.

W ramach realizacji kampanii Wykonawca zrealizuje następujące działania:
2.1. Realizacja filmu reklamowego promującego potencjał Pojezierza Łęczyńsko-Włodawskiego, którego tematem przewodnim będzie aktywny wypoczynek, w miejscach najbardziej atrakcyjnych turystycznie na terenie Pojezierza. Zamawiający wymaga, aby w filmie znalazły się ujęcia z Poleskiego Parku Narodowego, Zagrody Poleskiej w Kołaczach, synagogi we Włodawie, znad jeziora położonego na Pojezierzu Łęczyńsko-Włodawskim.

Wymagania dotyczące produkcji filmu promocyjnego:
Parametry techniczne:
1. Czas trwania filmu – 30 sekund.
2. Zdjęcia plenerowe przy użyciu jazdy kamerowej oraz ramienia kamerowego, ujęcia z kranu i zdjęcia z quadrokoptera/drona,
3. Użycie kamery HD,
4. Zastosowanie grafiki, montaż i udźwiękowienie filmu w jakości HD.
5. Spot powinien zostać wyprodukowany w technologii cyfrowej, w rozdzielczości Full HD, w formacie 16:9, rozdzielczość pliku min. 1920x1080 pikseli,
6. Ważne elementy obrazu (np. napisy) powinny znajdować się w obszarze bezpiecznym, z zachowaniem marginesów o wielkości ok. 10% (55-70 pikseli) od każdej krawędzi
7. W nagranym materiale powinna być zachowana prawidłowa synchronizacja obrazu i dźwięku. Opóźnienie fonii względem sygnału wizji nie powinno przekraczać +20, -40 ms
8. W przypadku użycia w spocie podkładu muzycznego – wykup przez Wykonawcę licencji na dany utwór.
9. Kopia filmu w formacie .avi i/lub .mp4. - dostarczenie 5 szt. Zamawiającemu.
10. Film na nośniku w standardzie X-DCAM lub o równie wysokiej rozdzielczości - dostarczenie 1 egz. Zamawiającemu.
11. Film będzie mógł być wykorzystywany do umieszczenia na stronach internetowych, emisji w telewizji, emisji podczas konferencji.

Produkcja filmu: Wykonawca jest zobowiązany do:
1. opracowania briefu, który zostanie złożony jako załącznik do oferty oraz będzie uwzględniał: wstępny scenariusz filmu, listę użytego sprzętu, listę miejsc realizacji ujęć, zaproponowanych aktorów tj. ich liczbę oraz ich role w filmie. Klimat filmu promocyjnego powinien być przedstawiony w sposób radosny, lekki ale profesjonalny, podkreślony przez dynamikę ujęć, nasycone, żywe kolory, uśmiechniętych ludzi.
2. opracowania scenariusza; scenariusz będzie precyzyjnie opisywał film, listę aktorów występujących w filmie uwzględniającą ich doświadczenie zawodowe, listę miejsc realizacji ujęć, listę użytych rekwizytów, użytego sprzętu. Scenariusz zostanie przedłożony Zamawiającemu do akceptacji w terminie 3 dni od daty podpisania umowy.
3. opracowania scenopisu filmu zawierającego szczegółowy opis kolejnych scen, scenografii, ujęć kamery. Scenopis zostanie przedłożony do akceptacji Zamawiającemu w terminie 5 dni od daty podpisania umowy.
4. zatrudnienia aktorów mających doświadczenie w pracy przed kamerą: min. 4 aktorów grających rodzinę, z przeniesieniem na Zamawiającego praw do wykorzystywania ich wizerunku na wszelkich nośnikach i polach eksploatacji.
5. zapewnienia niezbędnej ekipy realizacyjnej (min. reżyser, operator, montażysta, grafik komputerowy),
6. odpowiedniego oznakowania filmu poprzez umieszczenie w kadrze wszystkich niezbędnych logotypów wskazujących na współfinansowanie projektu przez Unię Europejską. Niezbędne do użycia w filmie logotypy dostarczy Zamawiający.

2.2. Przeprowadzenie kampanii promocyjnej w Internecie.
Realizacja kampanii promocyjnej będzie polegać na zamieszczeniu zrealizowanego filmu promocyjnego w Internecie.
Założenia kampanii:
1) czas trwania kampanii – do dnia 17.08.2015 r.
2) zasięg kampanii: ogólnopolski (w szczególności województwo lubelskie oraz województwa ościenne), z wykorzystaniem m. in. portali turystycznych, noclegowych itp.
3) grupa docelowa kampanii
- osoby w wieku od 18 do 55 roku życia.
- zainteresowania: turystyka, podróże, spędzanie czasu na łonie natury.
- osoby szukające miejsca do spędzenia urlopu lub wakacji.
- zamieszkanie: woj. lubelskie, podkarpackie, mazowieckie, świętokrzyskie.
4) efekt kampanii – uzyskanie min. 380 tys. odsłon do 17 sierpnia 2015 r.

W ramach realizacji kampanii Wykonawca zrealizuje następujące działania:
1) pozyskanie przynamniej 10 osób propagujących projekt poprzez udostępnianie filmu promocyjnego, np. właścicieli stron internetowych, blogów, grup na Facebook i Google+ , wymagana liczba odsłon filmu – min. 10 000 odsłon
2) publikacja materiałów reklamowych (filmu promocyjnego) w portalach branżowych, na takich portalach jak: nocowanie.pl, eholiday.pl, e-wyjazd.pl, youtube.com, cityinfo.pl, dojazd.org, naweekend.pl, agropolesie.pl, socialtravel.pl itp., wymagana liczba odsłon – min. 250 000 odsłon
3) publikacja artykułów i materiałów reklamowych na blogach internetowych i portalach społecznościowych, publikacja w formie krótkiego artykułu z umieszczonym w nim filmem promocyjnym, wymagana liczba odsłon: min. 30 000 odsłon na Facebook lub Google+ oraz min. 10 000 odsłon na blogach i forach związanych z turystyką
4) stworzenie akcji "Wybieram Pojezierze" i wirusowe propagowanie jej przez Social Media, stworzenie min. 10 postów z treścią wirusową oraz wygenerowanie min. 1000 udostępnień postów, wygenerowanie poprzez udostępnienia min. 40 000 odsłon filmu promocyjnego
5) stworzenie wiarygodnego narzędzia pomiaru odsłon, np. licznik odsłon w technologii ASP.NET. Wykonawca zobowiązany jest do stworzenia licznika odsłon spotu oraz zintegrowanie go z filmem, który będzie rejestrował każdą odsłonę filmu promocyjnego, godzinę, dzień wyświetlenia a także stronę z jakiej odsłona pochodzi. Licznik będzie udostępniony Zamawiającemu w celu monitorowania statystyk na bieżąco oraz będzie dawał możliwość wygenerowania raportu zbiorczego z przebiegu kampanii po jej zakończeniu.

3. Wymagania wobec Wykonawcy
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wyłącznie Wykonawcy, którzy spełniają łącznie następujące warunki:
1) posiadają uprawnienia do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi;
2) dysponują niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia tzn.:
a) w okresie ostatnich 3 lat (a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie) wykonali co najmniej 5 usług potwierdzonych np. referencjami w zakresie realizacji filmów reklamowych
b) Reżyserem, który ukończył przynajmniej jednoroczny kurs reżyserski oraz posiada min. 7-letnie doświadczenie w pracy w branży telewizyjnej i/lub filmowej, oraz wyreżyserował min. 5 filmów reklamowych, potwierdzeniem spełnienia wymagań będzie CV reżysera
c) Operatorem, który posiada min. 7-letnie doświadczenie w pracy w branży telewizyjnej i/lub filmowej, oraz umiejętność obsługi kranu, ramienia kamerowego, stadicamu oraz zrealizował min. 5 filmów reklamowych. Potwierdzeniem spełnienia wymagań będzie CV operatora.
d) Montażystą, który ukończył przynajmniej jednoroczny kurs montażysty oraz posiada min. 7-letnie doświadczenie w pracy w branży telewizyjnej i/lub filmowej oraz wykonał montaż min. 5 filmów reklamowych. Potwierdzeniem spełnienia wymagań będzie CV montażysty.
e) Specjalistą marketingu internetowego, który posiada doświadczenie w postaci przeprowadzenia min. 10 kampanii reklamowych przy użyciu Internetu. Potwierdzeniem spełnienia wymagań będzie CV specjalisty marketingu internetowego.

4. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:
Wykaz zrealizowanych usług wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2, dokumenty potwierdzające, że usługi zostały wykonane należycie oraz CV osób wymienionych w pkt. 3 lit.b)-e).
Ocena spełniania w/w warunków dokonana zostanie zgodnie z formułą „spełnia – nie spełnia”,
w oparciu o informacje zawarte w ofercie. Z treści załączonych dokumentów musi wynikać jednoznacznie, iż w/w warunki Wykonawca spełnił.

5. Termin wykonania zamówienia: 17.08.2015 r.

6. Warunki płatności: przelewem w terminie do 7 dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego.

7. Forma złożenia oferty
1) Ofertę należy złożyć na formularzu stanowiącym Załącznik Nr 1 do niniejszego dokumentu, z następującym oznaczeniem: „Oferta na przeprowadzenie kampanii promocyjnej Pojezierza Łęczyńsko – Włodawskiego w Internecie”
2) Termin składania ofert: 08.07.2015 r. do godz. 14.00 (osobiście lub listownie za pośrednictwem Poczty Polskiej lub firmy kurierskiej) na adres: Powiat Łęczyński, al. Jana Pawła II 95A, 21 – 010 Łęczna - pokój nr 111.
Za termin złożenia oferty uważa się dzień i godzinę jej faktycznego wpłynięcia do Zamawiającego.
3) Wykonawca powinien w ofercie podać cenę netto, należny podatek VAT i cenę brutto. Oferta musi zawierać nazwę i adres wykonawcy, musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione lub upoważnione do występowania w imieniu wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątką imienną.
4) Do oferty należy dołączyć następujące dokumenty:
- pełnomocnictwo do reprezentowania w postępowaniu lub reprezentowania i zawarcia umowy podpisane przez osoby uprawnione do reprezentacji, o ile nie wynika to z dokumentów rejestrowych
- dokumenty, o których mowa w pkt. 4.

Wszystkie dokumenty złożone w formie kserokopii należy poświadczyć za zgodność
z oryginałem. CV należy złożyć w oryginale.

8. Osoby uprawnione do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcą:
Dominika Sacawa – Wydział Edukacji, Spraw Społecznych i Rozwoju Powiatu, tel. /81/ 752-64-23, fax /81/ 752-64-64, e-mail: d.sacawa@powiatleczynski.pl.

Beata Cieślińska – Wydział Edukacji, Spraw Społecznych i Rozwoju Powiatu, tel. /81/ 752–64–21, fax. /81/ 752–64–64, e- mail: b.cieslinska@powiatleczynski.pl,

9. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty spośród złożonych przez wykonawców spełniających określone wymagania, oferujących wykonanie przedmiotu zamówienia w całości, przyjmując za najkorzystniejszą ofertę z najniższą ceną.

10. O wynikach postępowania Zamawiający poinformuje wybranego Wykonawcę oraz wyznaczy termin zawarcia umowy.

11. W niniejszym postępowaniu – rozpoznaniu cenowym – nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz.907 z późn.zm.)





Łęczna, 02.07.2015 r.

Roman Cholewa
Przewodniczący Zarządu Powiatu Łęczyńskiego


Załączniki:
1. Zapytanie ofertowe
2. Formularz ofertowy
3. Wykaz wykonanych usług
4. Wzór umowy
5. Wykaz osób uczestniczących w realizacji zamówienia