Pytania i odpowiedzi nr 1 do przetargu na dostawę art. biurowych, eksploatacyjnych i chemicznych. ZP.272.4.10.2013

Łęczna, dnia 07.11.2013r.

Zainteresowani Wykonawcy

Pytania i odpowiedzi do przetargu nr 1


Dotyczy: przetargu nieograniczonego na : ZP.272.4.10.2013


Zamawiający informuje, iż w przedmiotowym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę materiałów biurowych (zadanie nr 1), eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek (zadanie nr 2) wraz z obiorem zużytych tonerów i tuszy i art. Chemii gospodarczej (zadanie nr 3) do siedzib Zamawiającego. Nr sprawy: ZP.272.4.10.2013 w trybie przetargu nieograniczonego wpłynęły następujące pytania:

1. Zwracamy się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie i sprecyzowanie wymagań dotyczących spełniania wymogów przez zaoferowane materiały.
Zamawiający w SIWZ umieścił zapis:
„Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia w ofercie asortymentu równoważnego (innego niż podany (z nazwy) przez Zamawiającego w formularzu ofertowym) pod warunkiem, iż oferowany asortyment będzie o takich samych lub lepszych parametrach technicznych, jakościowych, funkcjonalnych oraz użytkowych. W przypadku materiałów eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek (zadanie Nr 2): materiały eksploatacyjne fabrycznie nowe, oryginalnie zapakowane, opakowania nie uszkodzone, kompatybilne z posiadanymi urządzeniami, by nie utracić posiadanej gwarancji (Zamawiający posiada drukarki i kserokopiarki na gwarancji, sprzęt zakupiony za środki pomocowe UE z określonym 5-letnim okresem trwałości projektu oraz drukarki i kserokopiarki własności Ministerstwa Transportu, do których zgodnie z umową użyczenia musi stosować tonery oryginalne). Weryfikacja zgodności będzie odbywała się w trakcie każdej dostawy materiałów eksploatacyjnych zgodnie z udzieloną gwarancją na urządzenia.
Zapis umieszczony przez Zamawiającego informuje, jakich materiałów oczekuje. Natomiast brak wymagań w zakresie złożenia dokumentacji do zaoferowanych materiałów równoważnych uniemożliwia jednak Zamawiającemu, jak również innym oferentom biorącym udział w postępowaniu, zweryfikowanie ofert na etapie ich oceny i rozpatrywania pod kątem równoważności z materiałami oryginalnymi, spełniania norm wydajności oraz prawdziwości złożonego oświadczenia woli, jakim jest oferta.
Dlatego też zwracamy się z prośbą o wprowadzenie wymogu dołączenia do oferty dokumentów potwierdzających jakość i wydajność oferowanych wyrobów równoważnych, tj.:
- Raportów z testów wydajności przeprowadzonych zgodnie z normami ISO/IEC 19752 dla tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 19798 dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24711 oraz 24712 dla materiałów do drukarek atramentowych, wystawionych przez podmiot niezależny od producenta, wykonawcy, zamawiającego i dystrybutora.
Istnieje duże ryzyko, że materiały nieposiadające takich dokumentów nie będą spełniały wymagań bezawaryjności i jakości wydruku.
Powyższe dokumenty, w przypadku zgody na wymóg ich złożenia, pozwalają Zamawiającemu ocenić jakość i wydajność tych produktów w porównaniu z materiałami oryginalnymi, a także ich kompatybilność, a tym samym zabezpieczyć interes Zamawiającego w postaci oferowania produktów odpowiedniej jakości oraz zgodność zaoferowanych materiałów z wymaganiami zawartymi w SIWZ.
Wprowadzenie wymogu złożenia dokumentów również powoduje niezłożenie oferty przez nierzetelnych i nieuczciwych wykonawców, a więc zmniejsza ryzyko zaoferowania materiałów niezgodnych z wymaganiami.
Ponadto jako jednostka budżetowa Zamawiający zobowiązany jest do racjonalnego wydatkowania środków publicznych, a zatem powinien wziąć również pod uwagę fakt, iż zaoferowane materiały złej jakości (a jest to bardzo prawdopodobne w przypadku braku wymagań dołączenia dokumentów potwierdzających jakość i wydajność) mogą spowodować awarie sprzętu a tym samym powodować utrudnienia w systematycznej pracy Państwa jednostki.

2. Pytanie dot. terminu dostawy

Zwracamy się z prośbą o wyjaśnienie czy przez termin przewidziany na dostawę tj maximum 4 dni od przekazania zapotrzebowania, Zamawiający rozumie 4 dni robocze czy kalendarzowe? Prosimy jednocześnie, w przypadku gdyby były to dni kalendarzowe o zamianę ich na robocze ze względu na występujące w postępowaniu kryterium oceny polegające na ocenie czasu dostawy oraz zapisy
o karach umownych i możliwości odstąpienia od umowy już w przypadku 3 opóźnionych dostaw. Przypominamy iż ograniczenia narzucane w związku z ograniczaniem czasu potrzebnego na dostawę jest ograniczeniem uniemożliwiającym start w postępowaniu wszystkim wykonawcom i tym samym jest ograniczeniem konkurencji i zasady równego dostępu do Zamówienia publicznego.

3. Prosimy o wyjaśnienia dotyczące formularza cenowego zadania nr 2, co oznaczają zapisy znajdujące się przy poszczególnych pozycjach:
- tylko oryginał
- oryginał
- brak zapisu
- zamiennik
Czy równoważne materiały eksploatacyjne można wycenić w pozycjach, w których Zamawiający zapisał, że dopuszczony zamiennik, czy również w pozycjach w których nie ma dodatkowego opisu? Czy z pozycjami, w których jest zapis oryginał i tylko oryginał materiały eksploatacyjne należy wycenić materiały równoważne czy też nie?

W odpowiedzi na zadane pytania wyjaśnia m co następuje:

Ad. 1) Zamawiający akceptuje propozycję zmiany SIWZ i związaną z tym zmianą ogłoszenia
o zamówieniu w zakresie wprowadzenia wymogu dołączenia do oferty dokumentów potwierdzających jakość i wydajność oferowanych wyrobów równoważnych, tj.:
- Raportów z testów wydajności przeprowadzonych zgodnie z normami ISO/IEC 19752 dla tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 19798 dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24711 oraz 24712 dla materiałów do drukarek atramentowych, wystawionych przez podmiot niezależny od producenta, wykonawcy, zamawiającego i dystrybutora.
W/w dokumenty są zgodne z zapisem § 6 ust. 1 pkt 2 i 3 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013r. w sprawie dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. z 2013 r. poz. 231).
Za podanie obowiązujących norm w tym zakresie bardzo dziękujemy.
Ad. 2) Termin dostawy 4 dni dotyczy dni roboczych.
Ad. 3) Zamawiający dopuszcza materiały eksploatacyjne równoważne w pozycjach gdzie brak jest opisu „tylko oryginał” i „oryginał” lub skrót „oryg.”.

Powyższe wyjaśnienia i odpowiedzi stanowią integralną część SIWZ.

W związku z powyższym, celem uwzględnienia udzielonych odpowiedzi
i wyjaśnień, Zamawiający dokonuje modyfikacji SIWZ w niniejszym postępowaniu:

1. Dotychczasową treść SIWZ zastępuje się treścią zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego pisma – SIWZ treść jednolita po uwzględnieniu modyfikacji – stan na dzień 07.11.2013r.

Zmiany w powyższym zakresie prowadzą do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu w niniejszym postępowaniu. W związku z wprowadzoną modyfikacją zamawiający uznał, iż nie jest konieczny dodatkowy czas na wprowadzenie zmian w ofertach.

Zamawiający na podstawie art. 38 ust 4 i 4a ustawy Pzp dokonał zmiany treści SIWZ
w następującym zakresie:
W rozdziale pn.:
9. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU.

W ust. 2 po podpunkcie 2.2. dodaje się podpunkt 2.3. o następującej treści:
2.3. W zakresie potwierdzenia, że oferowane dostawy odpowiadają określonym wymaganiom należy przedłożyć: zaświadczenie niezależnego podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym; zaświadczenie niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich. W przypadku zaoferowania w zadaniu nr 2 (dostawa art. eksploatacyjnych do drukarek i kserokopiarek): materiałów równoważnych Zamawiający wymaga dołączenia do oferty kserokopii Raportów z testów wydajności przeprowadzonych zgodnie z normami ISO/IEC 19752 dla tonerów monochromatycznych, ISO/IEC 19798 dla wkładów do drukarek kolorowych, ISO/IEC 24711/ 24712 dla materiałów do drukarek atramentowych, wystawionych przez podmiot niezależny od producenta, wykonawcy, zamawiającego i dystrybutora (potwierdzonych własnoręcznym podpisem przez osobę / osoby uprawnione do podpisania oferty z dopiskiem za zgodność z oryginałem). Potwierdzenie zgodności powinno być dokonane na każdej zapisanej stronie dokumentu. W/w normy nie dotyczą materiałów eksploatacyjnych do kserokopiarek. Dokumenty sporządzone w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłożenia do wglądu oryginałów posiadanych dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień do przeprowadzenia w/w testów.
W pozostałym zakresie zapisy SIWZ wraz z załącznikami pozostają w dotychczasowym zapisie.
W związku z powyższym Zamawiający odrębnym pismem dokonał zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu.

Przewodniczący Zarządu Powiatu Łęczyńskiego
Adam Niwiński:

……………………………

Członek Zarządu Powiatu w Łęcznej
Kazimierz Radko:

………………................